De UT vernieuwt op dit moment haar websites. Een aantal vragen aan de projectgroep:

Waarom is dit project opgestart?

De huidige centrale website is in 2009 vervangen. Dat klinkt misschien niet als extreem lang geleden, maar dat betekent dat de site uit een periode komt waarin de iPad nog niet eens aangekondigd was, en Android ook nog niet bekend was. De achterliggende websites zijn qua techniek vaak meer dan 10 jaar oud, en in die tijd is er qua techniek nogal veel veranderd. Met de ‘nieuwe’ stijl in 2009 werd wel de corporate website vervangen, maar 90% van alle pagina’s heeft alleen een ander kleurtje gekregen. Wij zien daarom vier grote aandachtspunten voor de websites om weer met de tijd mee te gaan:

• Mobiliteit & touchscreens: onze huidige websites komen zoals aangegeven in de basis uit 2009 of eerder. De iPad bestond toen nog niet, Android was nog nauwelijks bekend. Onze websites werken daarom slecht op touchscreens: de teksten zijn niet leesbaar, de laadtijd is lang en linkjes of knoppen zijn zo klein en dicht op elkaar dat je ze niet aan kan klikken of er drie tegelijkertijd raakt. Zelfs voor laptops is dit tegenwoordig relevant, omdat steeds meer laptops met touchscreen geleverd worden.
• Structuur & hiërarchie: een goede structuur is bij een complexe website van levensbelang. Niet alleen voor de gebruiker die een duidelijke navigatie nodig heeft, maar ook voor zoekmachines als Google die een goede URL-structuur vragen voor optimale vindbaarheid. In de oude situatie zitten menu’s op veel verschillende plekken, en raak je snel de weg kwijt. Daarnaast bevatten onze oude URL’s en veel afkortingen en Nederlandse woorden in Engelse URL’s. Dit moet veranderen, om de vindbaarheid te verbeteren. Zoekmachineoptimalisatie is een belangrijk vak geworden in de laatste jaren, omdat de grote meerderheid van onze bezoekers via Google komt.
• Huisstijl: bij de ontwikkeling van de nieuwe huisstijl in 2009 is de print-huisstijl ook voor websites gebruikt. Helaas kun je niet alles wat je met drukwerk doet ook online doorvoeren waardoor we online mogelijkheden missen en het een stuk beter en mooier zou moeten kunnen dan in de oude situatie. Daarom vonden we het belangrijk de huisstijl door te ontwikkelen voor optimaal gebruik op websites (en applicaties).
• Techniek: de meeste websites zijn meer dan 10 jaar oud, er zijn steeds meer functionaliteiten toegevoegd, veel uitzonderingen zijn ontstaan en het web-landschap is steeds complexer geworden, maar vooral verouderd.

Welke websites worden meegenomen in dit project?

Bijna alle UT-sites, die in het Content Management Systeem van de UT (WebHare) beheerd worden, worden in dit project meegenomen. Uitgesloten zijn Instituten (website MESA+, CTIT, IGS en MIRA), omdat deze in 2013 vernieuwd zijn  en de portals voor studenten, medewerkers en alumni die binnen aparte projecten doorontwikkeld worden.

Wat is de volgorde? Wie mag (of moet) het eerst?

We hebben het project in een aantal deelprojecten onderverdeeld om het behapbaar te houden. Het gaat immers om honderdduizenden pagina’s.

Voorbereidingsfase (vanaf maart 2013)

In de eerste maanden hebben we de huisstijl van de UT doorontwikkeld en de huidige online huisstijl ontworpen. Dit is gedaan door TriMM, een spin-off van de UT uit Enschede, waar veel UT-alumni werken. Zo is onze interactie-ontwerper een alumnus van de opleiding Industrieel Ontwerpen. Ook hebben we het dochterbedrijf GriDD van TriMM op meerdere momenten erbij betrokken. Vanuit GriDD heeft een alumnus van de opleiding Communicatiewetenschap ons met een frisse blik op de informatiearchitectuur ondersteund.

Deel 1: Wervingssites

Toen het design grotendeels opgeleverd was hebben onze programmeurs van B-Lex IT (ook een spin-off van de UT) de eerste websites gebouwd. In het collegejaar 2013/2014 hebben we de wervingssites vervangen. Eerst Professional Learning & Development (PLD), dan bachelor en master op 1 januari 2014. Eigenlijk wilde we het daar voorlopig bij laten. Maar iedereen was zo enthousiast dat we Twente Graduate School (TGS) en de PDEng-wervingssite ook snel gedaan hebben.

Deel 2: Centrale UT-site

De centrale UT-site, www.utwente.nl en de direct daaronder vallende pagina’s, maar ook nieuws en events hebben we daarna in 2014/2015 vervangen, met als hoogtepunt de grote launch inclusief de nieuwe voorpagina in juni. Om niet alles tegelijkertijd te moeten doen hebben we onderdelen die al eerder af waren ook eerder online gezet: alumni en campus (november 2015) en business (mei 2015).

De nieuwe corporate website:

Deel 3: 500 mini-sites (vakgroepen, diensten, projecten, etc)

De achterliggende websites van vakgroepen, diensten, projecten of opleidingen, die allemaal een eigen menu hebben maar wel op www.utwente.nl/* draaien, volgen als laatste in 2015/2016. Hier zijn zo’n 1200 beheerders op de UT bij betrokken. Waar in eerdere projecten alles nieuw en handmatig neergezet is zijn deze 500 websites (honderd duizenden pagina’s) niet handmatig om te zetten. We zullen de omzetting deels automatiseren, zodat in ieder geval de simpele pagina’s met tekst, beeld en video automatisch omgezet worden. Daarna zal een deel handwerk nodig zijn om gebruik te maken van de nieuwe en aantrekkelijkere mogelijkheden binnen de site.

Voorbeeld oude mini-site:

Wat waren de reacties van de UT-gemeenschap?

Natuurlijk zijn en blijven er verbeterpunten en daar werken we ook voortdurend aan. Maar wat het meeste opvalt is dat mensen sinds het online zetten van de eerste nieuwe pagina’s in oktober 2013 bij ons komen om te vragen wanneer hun website ‘om’ mag. Elke week krijgen we deze aanvragen binnen, al twee jaar, vaak met de opmerking ‘mij bovenaan de wachtlijst te plaatsen’.  Helaas moeten we veel mensen dan voorlopig teleurstellen, want de meeste vallen onder  het laatste deelproject dat nog niet is afgerond. Alleen de ‘centrale’ content zoals vacatures, jaarverslag, alumni of grote evenementen zo als innovatielezing/open huis hebben we een plek op de corporate website kunnen geven, maar dat is niet mogelijk met interne informatie of vakgroepen/projecten.

Als het straks zo ver is en we de nieuwe template ter beschikking stellen zullen er een aantal beheerders zijn die hiermee direct aan de slag gaan, omdat ze snel over willen. Die vrijheid zullen we mensen dan natuurlijk ook geven. Als je het zelf doet danben je sneller klaar. Iedereen die het niet op eigen kracht wil of kan doen zullen we hiermee natuurlijk ondersteunen totdat alle sites omgezet zijn.

Het spannendste moment was voor ons de nieuwe corporate website in juni 2015. We hebben tientallen mensen van binnen en soms ook van buiten de UT bij het project betrokken, hadden meerdere klankbordgroepen en per domein (onderwijs, onderzoek, organisatie, etc) een eigen groep UT’ers om het domein in te vullen, maar toch weet je dat de halve wereld een mening over je project heeft en je nooit zeker weet wat de eerste reacties zullen zijn. De omzetting is echter voor ons erg soepel verlopen en de reacties waren bijna uitsluitend positief. Natuurlijk kennen mensen de oude site heel goed en werkten (bij gebrek aan goede navigatie) vaak met de linkjes in de footer. Dat je dan opeens wel een echt menu met navigatie hebt, is dan voor veel mensen even wennen. Ongeveer twee weken lang druppelde de feedback nog binnen, en is deze dan ook voor zover mogelijk direct verwerkt.

Welke vraag heb je het vaakst moeten beantwoorden?

Dat zijn de kleuren, die regelmatig wisselen op de website. Veel mensen vinden het apart, maar ook leuk en weten niet wat er achter zit. We lichten het wel vaak toe bij cursussen. Langzamerhand kennen mensen het verhaal steeds meer. Het idee is als volgt: de UT-huisstijl kent meer dan 10 kleuren, maar die kun je niet allemaal tegelijkertijd op de website gebruiken. En als je bijvoorbeeld blauw en groen kiest voor de website dan denkt iedereen dat dit onze huisstijl-kleuren zijn terwijl er veel meer is.

Daarom kwamen onze designers met het idee de kleuren van de website te laten wisselen. Van koude naar warme kleuren, afhankelijk van hoe druk het op de campus is. Hoe we dat meten? Op de Horsttoren staat een webcam (http://www.binaryintelligenceenumeratingrides.nl) met uitzicht op de koudecircel en de fietsenstalling voor de Horst. Het systeem heeft geleerd de fietsen te tellen die voor de Horst staan. Hoe meer fietsen, hoe warmer de website kleuren (op een schaal van 1-5). Zie ook www.vimeo.com/85738671 voor video-uitleg.

Helaas werkt dit systeem niet perfect, vooral niet goed bij mist en sneeuw. We hebben naar alternatieven gekeken (drukte op WLAN-netwerk), maar dit heeft op dit moment niet de hoogste prioriteit.

Waar ben je het meest trots op?

We zijn vooral enthousiast over het team dat dit heeft neergezet. Met een harde deadline binnen een aantal maanden met name als het gaat om de corporate website. In het verleden zijn voor dit soort grote projecten vaak externe mensen aangetrokken. Doordat we dit volledig intern (behalve bouw en design met spin-offs van de UT) konden uitvoeren zijn de kosten beperkt gebleven. Met een veel kleiner budget dan eerder en een enthousiast ‘hands on’ team hebben we op deze manier een mooi resultaat neergezet.

De projectgroep publiceert al sinds 2013 regelmatig updates in de medewerkersnieuwsbrief van de UT, en via de interne projectsite www.utwente.nl/website. Daarnaast hebben de designers van TriMM een artikel op hun website geplaatst over dit project. Alle betrokken beheerders zullen op tijd geinformeerd worden, als de omzetting eraan komt.